在以前一旦出现紧急状况时，使用书信的方式，多次回复问题得不到解决，甚至引起误解。而现在视频会议系统是比较经济的沟通方式，可以多人同时参加，沟通成本低。许多公司认为前期视频会议的投入，需要一定的成本，但是使用之后，3个月左右，成本就能收回，以后都是节省下来的费用。并且是一次性购入，终身受益。既然名为视频会议，所以使用方式更为自由化，可在移动电脑，智能手机等终端上加入会议，将视频会议从传统的会议场景有效的延伸到更为自由的个人空间。
此外，视频会议不单仅仅为企业、政府机构提供远程视频沟通的渠道还随着互联网技术加码，云视频会议系统基于远程视频通信能力，如远程医疗中，数据储存、高清放大展示能力等，远程教育中的有序发言、文档传输、摄像头跟踪能力等，更好的服务特定行业。